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客户故事 - 富信香港

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案例故事:富信香港

把人力资源营运从交易合作转变为策略业务夥伴

Customer Stories - I

富信集团大中华区董事总经理Christian Heinen及FlexSystem的销售及市场经理

商业档案

富信集团作为企业和基金管理服务的全球领导者,为跨国公司及来自世界各地的私人客户提供广泛及专业的管理服务。 富信集团在全球24个国家拥有33个办事处及1,700多名的专业人士,不但在国际树立了良好的声誉,其中60%以上的客户涵盖福布斯全球最强500大公司。

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最终能够说服用户的方式是变革能让公司有效地成目标,并降低风险丶提高效率丶与时俱进,同时提供可观的投资报酬。这样的讯息不该仅仅来自基层的拥护者,更需要从管理高层开始着手。

富信集团大中华区董事总经理 Christian Heinen

 

挑战

人力资源管理迄今面临最大的挑战,是因为部门正努力从传统的後勤操作过渡到更具策略性的角色。人力资源部门不仅需要与公司高层紧密合作,提供策略性的意见,更要在整个机构中带头担任许多新职务。董事们对於人力资源部门赋予深厚的期许,除了希望他们执行现有职务(包括招聘和薪资计算)外,更要带领人才的培训丶发展与留任计画,建立持续的徵才管道,以及推动人力资源策略规划。在这样的过程中,参与董事会在人力资源管理上不再是「选项之一」,而是朝向业务目标「不可或缺」的关键策略。可惜的是,许多企业的人力资源团队时间和资源有限,进而使人力资源部门无法负荷或超出工作极限。这不仅在人力资源能力方面,从更广泛的业务角度来看都值得深思。富信集团大中华区董事总经理 Christian Heinen指出,人力资源负担过重对整个企业造成多重挑战。「主要的问题是可能会导致某些机构无法完全遵守法规。」他补充说:「我们看到这些情况使得企业效率变低,特别是需要动用管理阶层参与人力资源管理时,有时为了避免风险反而消耗更多重要的资源。」
富信集团发现他们正面临客户对人力资源需求急剧增加的问题。人力资源团队需要一种更为友善的用户工具来获取关键指标,他们亦需提供更快速及广泛的服务范围。此外,对最终用户提供自助服务功能的需求也越来越大,例如:假期与福利方面的管理。所有的这些需求都需要扩大服务规模,以便为机构提供全面的人力资源解决方案 ─ 允许人力资源部门和最终用户随时随地取得员工相关资讯。

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富信集团大中华区董事总经理 Christian Heinen

方案

为了满足客户日益复杂和多样化的需求,富信集团寻求FlexSystem的服务,他们推出适合的系统建置,并提供专业谘询。在此期间,除了需要改变领导管理的策略外,人力资源部门亦要倡导运用科技来促进企业内部改革。FlexSystem营运总监 Ashley Clark指出,适当地利用科技来协助人力资源部门推动机构发展十分重要,「公司在建立和提升人力资源管理更有效的方法,是把密集且重复性高的行政项目丶转移至科技化电脑系统开始。」

人力资源部门和员工的角色

FlexSystem了解改变管理流程的重要性,透过导入FESA人力资源技术解决方案,把富信集团的业务流程数码化转型。 FESA人力资源管理系统除了为员工提供人力资源自助服务的功能外,同时亦针对从招聘到薪酬等日常业务,提供统一的平台。更重要的是,此系统亦为人力资源部门提供最新的商业情报分析,进而在人才管理的政策上做出最佳决定。

人力资源的核心服务

FESA人力资源管理系统可协助HR部门发挥各项管理功能,包括:机构发展丶人才管理丶薪酬丶招聘丶培训丶绩效评估及人力资源分析。 Heinen解释说:「我们现在提供了专业系统,意味着客户不需自行投资研发,而且它是相当可靠的应用工具。我们不但开放系统让人力资源部门可以每周7天且每天24小时有独立的权限获取所需资讯,他们还可以授权内部员工使用系统,以便员工管理及更新自己的个人资讯。」

透过人力资源推动业务发展

Clarke强调人力资源本身的重要性,提倡采用技术及善用科技呈现的关键指标,协助企业董事根据目标制订公司策略。「人力资源技术的下一个层面,在於提升科技软件的易用性,使其设计更加贴近最终用户的需求。如今的技术已可解决多数潜在的人力资源数据问题,只是在等待人力资源部门将其带入下一个阶段,并将分歧的意见带入董事会讨论。」 FlexSystem在此领域的经验(无论是从技术层面或使用者观点),均能够确保使用者顺利通过新系统的转换适应期,并在人力资源管理的流程标准化及资讯转换流程上提供专业的建议。

成效

FESA人力资源管理系统成功协助富信集团为客户提供人力资源方面的弹性服务,他们的员工可随时取得相关数据,且无需花费更多成本於建立及维护人力资源软件。这种转变使人力资源部门获得更多的时间,由传统的行政管理,转变为更具策略性与重要的任务,例如:寻找和保留核心人才丶提供培训和续任计画。外包人力资源工作本身面临一些挑战,因为往往会涉及工作习惯的改变丶以及企业文化的转换。 Heinen将人力资源管理系统的转换比喻为戒菸,「人们知道抽烟会缩短您的寿命,即使知道自己的寿命会减少五年,人们仍继续吸烟。人力资源部门不仅需要向有疑虑的员工提供更具说服力的说词,最终能够说服用户的方式是变革能让公司有效地成目标,并降低风险丶提高效率丶与时俱进,同时提供可观的投资报酬。这样的讯息不该仅仅来自基层的拥护者,更需要从管理高层开始着手。」

优势

实施FESA人力资源管理系统为客户带来的主要优势包括:

1.灵活性和可扩充性
此系统配有标准应用模组,包括下列资讯的转换和管理:员工档案丶专业资格记录丶出勤记录丶薪资和年假管理。另有可选的附加模组,为员工提供更多自助服务的功能。

 

2.可靠性与稳定性
FlexSystem凭藉数十年来在资讯科技软件的系统实施与维护方面所累积的经验,确保提供高品质的专业服务。

3.客制化的持续支援
FlexSystem的顾问团队不仅在初期协助系统设置,更提供有关人力资源政策和工作流程标准化等实用且相关的专业建议。

 

 

4.节省时间
除了透过减少表单填写和重覆的数据管理以节省大量时间外,亦可随时随地检视公司的关键指标。

在三到六个月内,富信集团已看到人力资源管理系统带来的优势。工作流程更为标准化,与现今先进的策略性人力资源模式并驾齐驱,并为客户提供更多的应用灵活性,以每周7天丶每天24小时的模式,更快速丶准确地提供服务。新系统不仅为客户带来具有成本效益的人力资源管理模式。更重要的是,新系统能节省大量时间,让人力资源部门更着重於企业竞争的优势,推动人力资源策略性方针,进而帮助企业实现未来成功的版图。

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