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案例故事：富信香港
把人力資源營運從交易合作轉變為策略業務夥伴
富信集團大中華區董事總經理Christian Heinen及FlexSystem的銷售及市場經理
商業檔案
富信集團作為企業和基金管理服務的全球領導者，為跨國公司及來自世界各地的私人客戶提供廣泛及專業的管理服務。 富信集團在全球24個國家擁有33個辦事處及1,700多名的專業人士，不但在國際樹立了良好的聲譽，其中60％以上的客戶涵蓋福布斯全球最強500大公司。
最終能夠說服用戶的方式是變革能讓公司有效地成目標，並降低風險、提高效率、與時俱進，同時提供可觀的投資報酬。這樣的訊息不該僅僅來自基層的擁護者，更需要從管理高層開始著手。
富信集團大中華區董事總經理 Christian Heinen
挑戰
人力資源管理迄今面臨最大的挑戰，是因為部門正努力從傳統的後勤操作過渡到更具策略性的角色。人力資源部門不僅需要與公司高層緊密合作，提供策略性的意見，更要在整個機構中帶頭擔任許多新職務。董事們對於人力資源部門賦予深厚的期許，除了希望他們執行現有職務（包括招聘和薪資計算）外，更要帶領人才的培訓、發展與留任計畫，建立持續的徵才管道，以及推動人力資源策略規劃。在這樣的過程中，參與董事會在人力資源管理上不再是「選項之一」，而是朝向業務目標「不可或缺」的關鍵策略。可惜的是，許多企業的人力資源團隊時間和資源有限，進而使人力資源部門無法負荷或超出工作極限。這不僅在人力資源能力方面，從更廣泛的業務角度來看都值得深思。富信集團大中華區董事總經理 Christian Heinen指出，人力資源負擔過重對整個企業造成多重挑戰。「主要的問題是可能會導致某些機構無法完全遵守法規。」他補充說：「我們看到這些情況使得企業效率變低，特別是需要動用管理階層參與人力資源管理時，有時為了避免風險反而消耗更多重要的資源。」
富信集團發現他們正面臨客戶對人力資源需求急劇增加的問題。人力資源團隊需要一種更為友善的用戶工具來獲取關鍵指標，他們亦需提供更快速及廣泛的服務範圍。此外，對最終用戶提供自助服務功能的需求也越來越大，例如：假期與福利方面的管理。所有的這些需求都需要擴大服務規模，以便為機構提供全面的人力資源解決方案 ─ 允許人力資源部門和最終用戶隨時隨地取得員工相關資訊。
富信集團大中華區董事總經理 Christian Heinen
方案
為了滿足客戶日益複雜和多樣化的需求，富信集團尋求FlexSystem的服務，他們推出適合的系統建置，並提供專業諮詢。在此期間，除了需要改變領導管理的策略外，人力資源部門亦要倡導運用科技來促進企業內部改革。FlexSystem營運總監 Ashley Clark指出，適當地利用科技來協助人力資源部門推動機構發展十分重要，「公司在建立和提升人力資源管理更有效的方法，是把密集且重複性高的行政項目、轉移至科技化電腦系統開始。」
人力資源部門和員工的角色
FlexSystem了解改變管理流程的重要性，透過導入FESA人力資源技術解決方案，把富信集團的業務流程數碼化轉型。 FESA人力資源管理系統除了為員工提供人力資源自助服務的功能外，同時亦針對從招聘到薪酬等日常業務，提供統一的平台。更重要的是，此系統亦為人力資源部門提供最新的商業情報分析，進而在人才管理的政策上做出最佳決定。
人力資源的核心服務
FESA人力資源管理系統可協助HR部門發揮各項管理功能，包括：機構發展、人才管理、薪酬、招聘、培訓、績效評估及人力資源分析。 Heinen解釋說：「我們現在提供了專業系統，意味著客戶不需自行投資研發，而且它是相當可靠的應用工具。我們不但開放系統讓人力資源部門可以每週7天且每天24小時有獨立的權限獲取所需資訊，他們還可以授權內部員工使用系統，以便員工管理及更新自己的個人資訊。」
透過人力資源推動業務發展
Clarke強調人力資源本身的重要性，提倡採用技術及善用科技呈現的關鍵指標，協助企業董事根據目標制訂公司策略。「人力資源技術的下一個層面，在於提升科技軟件的易用性，使其設計更加貼近最終用戶的需求。如今的技術已可解決多數潛在的人力資源數據問題，只是在等待人力資源部門將其帶入下一個階段，並將分歧的意見帶入董事會討論。」 FlexSystem在此領域的經驗（無論是從技術層面或使用者觀點），均能夠確保使用者順利通過新系統的轉換適應期，並在人力資源管理的流程標準化及資訊轉換流程上提供專業的建議。
成效
FESA人力資源管理系統成功協助富信集團為客戶提供人力資源方面的彈性服務，他們的員工可隨時取得相關數據，且無需花費更多成本於建立及維護人力資源軟件。這種轉變使人力資源部門獲得更多的時間，由傳統的行政管理，轉變為更具策略性與重要的任務，例如：尋找和保留核心人才、提供培訓和續任計畫。外包人力資源工作本身面臨一些挑戰，因為往往會涉及工作習慣的改變、以及企業文化的轉換。 Heinen將人力資源管理系統的轉換比喻為戒菸，「人們知道抽煙會縮短您的壽命，即使知道自己的壽命會減少五年，人們仍繼續吸煙。人力資源部門不僅需要向有疑慮的員工提供更具說服力的說詞，最終能夠說服用戶的方式是變革能讓公司有效地成目標，並降低風險、提高效率、與時俱進，同時提供可觀的投資報酬。這樣的訊息不該僅僅來自基層的擁護者，更需要從管理高層開始著手。」
優勢
實施FESA人力資源管理系統為客戶帶來的主要優勢包括：
1.靈活性和可擴充性
此系統配有標準應用模組，包括下列資訊的轉換和管理：員工檔案、專業資格記錄、出勤記錄、薪資和年假管理。另有可選的附加模組，為員工提供更多自助服務的功能。
2.可靠性與穩定性
FlexSystem憑藉數十年來在資訊科技軟件的系統實施與維護方面所累積的經驗，確保提供高品質的專業服務。
3.客製化的持續支援
FlexSystem的顧問團隊不僅在初期協助系統設置，更提供有關人力資源政策和工作流程標準化等實用且相關的專業建議。
4.節省時間
除了透過減少表單填寫和重覆的數據管理以節省大量時間外，亦可隨時隨地檢視公司的關鍵指標。
在三到六個月內，富信集團已看到人力資源管理系統帶來的優勢。工作流程更為標準化，與現今先進的策略性人力資源模式並駕齊驅，並為客戶提供更多的應用靈活性，以每週7天、每天24小時的模式，更快速、準確地提供服務。新系統不僅為客戶帶來具有成本效益的人力資源管理模式。更重要的是，新系統能節省大量時間，讓人力資源部門更著重於企業競爭的優勢，推動人力資源策略性方針，進而幫助企業實現未來成功的版圖。
